Record Management de Constellio

Pérenniser votre information tout en automatisant votre conformité aux lois et aux normes de votre industrie

L’archivage unifié d’information pour entreprise est un module de gestion des archives (Record Management) muni de robots permettant d’automatiser la gestion du cycle de vie de vos données. Ainsi, nos robots rapatrient les contenus provenant de tous vos systèmes afin de les archiver dans la voûte documentaire de Constellio.

Grâce à notre technologie de robots combinée à nos connecteurs de recherche entreprise, une veille est réalisée sur tous vos systèmes. Cette veille permet d’identifier les documents et dossiers devant être traités conformément à des critères d’intelligence artificielle prédéfinis préalablement. Vous vous assurez ainsi d’appliquer le cycle de vie sur vos documents et dossiers à des fins de conservation ou de destruction.

Le volume de fichiers numérique à gérer étant exponentiel, il devient impossible pour les équipes spécialisées en gestion documentaire d’assurer l’application du cycle de vie pour l’ensemble de vos séries documentaires, et ce, pour tous vos systèmes. L’utilisation de nos robots évite l’implication de vos ressources humaines à ces tâches.

Actions réalisées par nos robots :

Détection de la dernière version d’un document
Typage automatique du document
Application de la règle de conservation au document
Transfert vers la voûte documentaire de Constellio à des fins de conservation
Suppression des documents

Vous pourrez ainsi définir de façon automatique les documents importants et essentiels à conserver, éliminer ceux qui doivent obligatoirement être détruits après un certain nombre d’années (par ex. : information nominative) et vous débarrasser des documents n’ayant aucune valeur pour l’organisation.

Le module de gestion du cycle de vie Record Management assure la traçabilité, l’intégrité, la sécurité et la pérennité de toute votre information. De plus, il identifie, classe, archive et préserve vos documents conformément aux législations en vigueur.

ÉVITER LA MIGRATION DE VOS DONNÉES, SAUVER TEMPS ET ARGENT !

La migration des données d’un système est souvent un long processus interne qui implique du temps de la part des ressources assignées au projet et des frais considérables pour la réalisation de celle-ci. C’est pour cette raison que bien des projets d’implantation de nouvelles solutions logicielles sont retardés par les étapes reliées à la migration de données ou sont tout simplement abandonnés en cours de route.

Grâce à la technologie des robots, rapatriez le contenu de vos systèmes et rendez-les accessibles en recherche sans avoir à migrer leur contenu.

Démarrez ainsi votre nouveau système d’archivage d’information pour entreprise et accédez au contenu de vos anciens systèmes par la navigation de notre module de moteur de recherche pour entreprise Constellio.
Notre module d’archivage d’information pour entreprise, combiné à la recherche entreprise de Constellio vous permettra de retrouver simultanément les données de vos anciens et de vos nouveaux systèmes.

Fonctionnalités clés de notre solution d’archivage d’information pour entreprise :

Fonctionnalités clés	Version communautaire (Open source)	Version Entreprise
Conforme aux lois et aux normes de votre industrie	X	X
Pérennité de vos documents numériques	X	X
Gestion d’un plan de classification	X	X
Gestion d’un calendrier de conservation (dossier et document)	X	X
Gestion hybride des dossiers et documents (papier et électronique)	X	X
Gestion des espaces et des entrepôts	X	X
Audit et journalisation	X	X
Application automatique du calendrier de conservation sur des types de documents		X
Archivage unifié (robots combinés aux connecteurs de recherche entreprise)		X