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SharePoint Record Management – eDiscovery

Constellio supporte les organisations hautement règlementées à se conformer à leurs obligations légales au niveau du record management et au niveau du eDiscovery.

 

Record management intelligent pour SharePoint

SharePoint est une excellente plateforme collaborative, cependant, elle connaît des limités importants au niveau du record management et au niveau de la gestion du cycle de vie.   Identifier la dernière version, limiter les doublons, préserver ou détruire les documents en fonction d’un calendrier de conservation en sont de bons exemples.

De plus, l’utilisation de SharePoint au sein d’une organisation engendre une prolifération de sites et une augmentation significative de la masse de contenu numérique. SharePoint records management

Constellio record management pour SharePoint vient combler les faiblesses de SharePoint en vous permettant d’automatiser le cycle de vie des différents types de documents contenus dans celui-ci.

Ainsi, grâce à notre module d’intelligence artificielle, vous pourrez typer vos documents de façon automatique et leur appliquer une règle prédéfinie.  Vous pourrez ainsi définir automatiquement les documents importants et essentiels à conserver, éliminer ceux qui doivent obligatoirement être détruits après un certain nombre d’années et vous débarrasser des documents n’ayant aucune valeur pour l’organisation, et ce, sans effort de la part de vos ressources humaines.

Constellio s’intègre à SharePoint par l’intermédiaire de deux composantes :
  • Les robots pour l’identification, le traitement et le rapatriement des contenus
  • Les WebParts qui s’intègrent dans les interfaces de SharePoint assurant une intégration transparente de la solution.

De plus, Constellio offre des modules pour la gestion des documents physiques ou papier ainsi que la possibilité de gérer des entrepôts et des boîtes.

Constellio record management pour SharePoint, complément essentiel à la saine utilisation de SharePoint dans votre organisation.

 SharePoint gestion de la preuve électronique (eDiscovery)

Bien qu’il existe un moteur de recherche à même l’outil SharePoint, Constellio vous offre la possibilité d’inclure une recherche fédérée de votre contenu se trouvant dans SharePoint combiné à tous les autres contenus se trouvant dans vos systèmes.

Grâce à la recherche entreprise et à la voûte documentaire de Constellio, il vous est possible à partir d’un seul endroit de retracer toute la preuve électroniquement sauvegardée (ESI – electronic stored information) dans tous vos systèmes et de la placer dans un gel (legal hold) lorsqu’un conflit survient.

Le gel (legal hold) fédéré rapatriera les contenus identifiés dans la voûte de Constellio et effectuera un GEL de ces documents. Ce qui fera en sorte que ces documents ne seront plus modifiables et qu’aucun cycle de vie ne s’y appliquera jusqu’à la fin du litige.

Constellio offre, par son module de Workflow, la possibilité de réviser le gel (legal hold), de bonifier son contenu et de le dévoiler dans un contexte de preuve.