SharePoint est une plateforme collaborative populaire utilisée par de nombreuses entreprises pour le stockage, le partage et la gestion des documents. Cependant, la gouvernance efficace du contenu sur SharePoint est cruciale pour maximiser ses avantages et assurer la conformité, la sécurité et l’organisation des documents. Cet article explore les meilleures pratiques pour gouverner son contenu sur SharePoint et comment Constellio peut compléter et améliorer ces pratiques.
Les défis de la gouvernance du contenu sur SharePoint
Bien que SharePoint offre de nombreuses fonctionnalités, il présente aussi des défis en termes de gouvernance du contenu :
- Complexité des permissions : Gérer les accès utilisateurs peut devenir compliqué avec la multiplication des sites et des documents.
- Organisation et classement : Sans une structure claire, les documents peuvent rapidement devenir difficiles à retrouver.
- Conformité réglementaire : Assurer que tous les documents respectent les régulations en vigueur peut s’avérer difficile.
- Gestion du cycle de vie des documents : SharePoint nécessite des configurations complexes pour automatiser le cycle de vie des documents, y compris l’archivage et la suppression.
- Sécurité des données : Protéger les informations sensibles est une préoccupation majeure.
Selon une étude de Forrester, 56 % des entreprises ont du mal à gérer les permissions utilisateur sur SharePoint.
Une entreprise manufacturière a rencontré des difficultés à maintenir l’organisation de ses documents sur SharePoint, ce qui a entraîné des pertes de temps significatives .
Meilleures pratiques pour la gouvernance sur SharePoint
1. Définir des politiques de gouvernance claires :
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- Structures et taxonomies : Établissez des structures de dossiers et des taxonomies claires pour faciliter l’organisation et la recherche des documents.
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- Permissions granulaires : Implémentez des permissions granulaires pour contrôler l’accès aux documents de manière précise et sécurisée.
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- Archivage et rétention : Définissez des politiques d’archivage et de rétention pour gérer la durée de conservation des documents.
2. Utiliser les fonctionnalités natives de SharePoint :
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- Bibliothèques de documents : Utilisez les bibliothèques de documents pour organiser les fichiers de manière logique.
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- Flux de travail automatisés : Implémentez des flux de travail pour automatiser les processus de gestion de documents et assurer la conformité.
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- Recherche avancée : Profitez des capacités de recherche avancée de SharePoint pour retrouver rapidement les documents.
Compléter SharePoint avec Constellio pour une gouvernance optimale
Bien que SharePoint offre de nombreuses fonctionnalités pour la gestion de contenu, Constellio peut améliorer et compléter ces capacités pour une gouvernance encore plus efficace.
1. Amélioration de la recherche et de l’organisation :
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- Recherche fédérée : Constellio permet une recherche fédérée à travers différents systèmes, y compris SharePoint, pour une accessibilité accrue aux documents.
- Classification automatique : Constellio permet de classifier automatiquement les documents selon des critères définis, simplifiant ainsi leur organisation.
2. Sécurité et conformité renforcées :
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- Gestion des accès avancée : Constellio offre une gestion des accès encore plus précise, permettant de mieux contrôler qui peut voir et éditer les documents.
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- Conformité réglementaire : Constellio aide à assurer que tous les documents respectent les régulations en vigueur grâce à des politiques de rétention et d’archivage robustes.
Conclusion
La gouvernance du contenu sur SharePoint nécessite des pratiques claires et efficaces pour maximiser ses avantages. En utilisant les fonctionnalités natives de SharePoint et en les complétant avec les capacités avancées de Constellio, les entreprises peuvent assurer une gestion de contenu optimale, sécurisée et conforme.
Pour en savoir plus sur la gouvernance du contenu sur SharePoint et découvrir comment Constellio peut améliorer votre gestion documentaire, consultez nos ressources supplémentaires et n’hésitez pas à nous contacter pour une démonstration personnalisée.
