Record management
Le temps consacré à la recherche de documents mal classés a un coût souvent sous-estimé . Les conséquences administratives, financières ou légales qui peuvent survenir à la suite de la perte d’un document peuvent être fort regrettables.
La solution d'archivage de Constellio vous permet de gérer aussi bien vos archives numériques que vos entrepôts physiques. Grâce à un système de classification des documents intelligent , intuitif et intégré, Constellio permet aux utilisateurs par un simple mot-clé de classer les documents au bon emplacement, conformément au plan de classification en vigueur au sein de l'organisation, et d'y appliquer de manière automatisée le calendrier de conservation y afférent.
Grâce à notre technologie de robots combinée à nos connecteurs de recherche entreprise, une veille est réalisée sur tous vos systèmes. Cette veille permet d’identifier les documents et dossiers devant être traités conformément à des critères d’intelligence artificielle prédéfinis préalablement.
Le module Record management Constellio vous permet :
-La détection de la dernière version et le typage automatique du document .
-L'application de la règle de conservation au document et le transfert vers la voûte documentaire de Constellio .
-La suppression des documents n'ayant aucune valeur pour votre organisation.
-La gestion des emplacements physiques, la recommandation de la boite d'archivage, la génération des étiquettes, des bordereaux, etc...
-L'intégration de la norme PDFA (norme ISO pour archivage) qui
assure la pérennité des documents au fil des années.
Évitez la migration de vos données; sauvez du temps et de l'argent !
La migration des données d’un système est souvent un long processus interne , qui implique du temps de la part des ressources assignées au projet et des frais considérables pour la réalisation de celle-ci.
Grâce à la technologie des robots, rapatriez les contenus de vos systèmes et rendez les accessibles sans avoir à les migrer .
Notre module d’archivage d’information pour entreprise, combiné au moteur de recherche de Constellio, vous permettra de retrouver simultanément les données de vos anciens et nouveaux systèmes.
