Gestion Unifiée de Contenus
Centralisez, gérez et retrouvez tous vos documents efficacement avec notre solution innovante.
Problématiques courantes de la gestion documentaire
Les organisations sont confrontées à une multitude de systèmes pour le stockage des documents. Cela mène souvent à des problèmes de duplication, de perte de documents et de difficultés pour retrouver des informations spécifiques. Constellio résout ces problèmes en centralisant la gestion des documents tout en préservant leur emplacement original.
Optimisez
vos coûts de stockage votre temps de recherche votre sécurité
Exploitez vos données efficacement
La gestion unifiée des documents joue le rôle d’un dépôt central pour l’ensemble des contenus au sein de votre organisation. Elle offre la possibilité de localiser et de gérer des documents issus de divers systèmes, tout en les laissant à leur emplacement d’origine.
Avec cette approche, l’interrogation sur le système dans lequel sauvegarder un document devient obsolète. Constellio se charge d’enregistrer le document dans le système approprié, en fonction de la nature du document et des fonctionnalités spécifiques requises par le système.
Fonctionnalités innovantes
La gestion unifiée de Constellio couvre le aspects suivants :
- Recherche unifiée : Constellio offre une recherche centralisée, permettant de localiser les documents souhaités dans Constellio, Teams, SharePoint, OneDrive et Exchange simultanément. Ainsi, fini le besoin de fouiller dans chaque système séparément.
- Collaboration unifiée : Chaque projet dispose d’un dossier unique combinant des documents provenant de diverses sources, y compris Constellio, Teams, SharePoint, OneDrive et Exchange. Vous pouvez continuer à travailler sur ces documents dans leur système d’origine tout en les gérant à partir de ce dossier unifié.
- Archivage unifié : Constellio crée un système de classement unifié basé sur le plan de classification organisationnel, agissant ainsi comme le référentiel central de tous les documents organisationnels.
- Gestion du cycle de vie : Constellio applique systématiquement le calendrier de conservation à tous les enregistrements liés à ce plan de classement. En conséquence, les documents seront conservés ou détruits conformément à leur durée de vie prévue dans le système.
Applications concrètes
La plateforme unifiée Constellio offre un éventail de bénéfices notables :
- Gestion efficace des doublons et semi-doublons.
- Détection automatique des versions les plus récentes et système de gestion de versions avancé.
- Sécurité granulaire avec cotes et classifications de sécurité.
- Audit et journalisation détaillée des actions sur le contenu.
- Métadonnées avancées et gestion de références, permettant la réutilisation de documents dans plusieurs dossiers.
- Moteur de recherche sophistiqué et outils d’identification de documents similaires.
- Analyse intelligente du contenu pour l’extraction automatique des métadonnées et des informations personnelles.
- Reconnaissance optique de caractères pour la recherche dans le contenu des images.
- Gabarits de documents pour normaliser la création de documents et assurer l’utilisation des modèles appropriés.
Nos chiffres clés
70
Réduction des temps de recherche
50
Réduction des coûts de recherche
90
Réduction d'incidents de sécurité
Productivité
Notre solution accélère l’accès aux informations, permettant aux utilisateurs de gagner du temps et d’améliorer leur productivité.
Fiabilité
Réduisez les erreurs de saisie manuelle grâce à l’automatisation et à l’apprentissage automatique.
Flexibilité
S’adapte à vos besoins et aux volumes de données, quelle que soit la taille de votre entreprise.
Collaboration
Améliorez la collaboration en permettant à plusieurs utilisateurs de contribuer et d’exploiter les données.
N’attendez plus, exploitez le potentiel de votre contenu avec Constellio
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